Voor de ondernemer zijn twee zaken belangrijke als het gaat om het identificeren van de eigen onderneming: het inschrijvingsnummer bij de kamer van Koophandel en het btw-nummer. Beide nummers dienen te worden vermeld op de zakelijke correspondentie, bijvoorbeeld op de facturen. Met het KvK-nummer laat je zien dat je de inschrijving op orde hebt. Daarnaast kunnen collega ondernemers gegevens over je onderneming opvragen. Sta je met je onderneming ingeschreven bij de Kamer van Koophandel, dan kom je direct een stuk professioneler over. De impact van een btw-nummer is echter veel groter.
Toekenning van het btw-nummer
Als je net bent begonnen als zelfstandig ondernemer dan heb je ongetwijfeld gemerkt dat je onderneming ook is aangemeld bij de belastingdienst. Dat gebeurt geheel automatisch en je krijgt dan ook direct een btw-nummer toegekend. Dit nummer is bijzonder belangrijk bij het zaken doen, als je namelijk geen btw-nummer hebt mag je ook geen btw in rekening brengen bij je afnemers.
Het btw-nummer van jouw onderneming
Het btw-nummer wat aan je onderneming wordt toegekend bestaat bijna altijd uit een combinatie van cijfers en letters. Het zijn in totaal 14 tekens: de land code (NL in het geval van een Nederlandse onderneming), je Burger Service Nummer (BSN) en drie tekens. Is het je eerste onderneming die je inschrijft, dan zijn de laatste drie getallen ‘B01’. Heb je meerdere ondernemingen dan zal het bijvoorbeeld ‘B02’ of ‘B03’ zijn.
Btw-nummer opzoeken en controleren
In sommige gevallen kan het handig zijn om het btw-nummer van een collega ondernemer te controleren. Dit is met name het geval als je levert aan een ondernemer in het buitenland en je dus goederen met 0% btw belast. We spreken dan vaak over het verleggen van de btw. De (buitenlandse) afnemer is dan in eigen land verantwoordelijk voor de afdracht van de btw. Blijkt namelijk achteraf dat de ontvangende partij geen ondernemer is (lees: geen geldig btw-nummer heeft), dan loop je het risico dat je een naheffing krijgt en je dus alsnog de verschuldigde btw zult moeten afdragen. Het controleren van een btw-nummer op geldigheid en juistheid kan je dus een heleboel problemen besparen.
In Nederland is het nog niet mogelijk om het btw-nummer van een collega ondernemer te controleren. Je kunt er uiteraard voorkiezen om bij de betreffende ondernemer zelf navraag te doen, je kunt ook kiezen voor een van de vele alternatieven die op internet beschikbaar zijn. Via de website van de Europese Commissie kun je het btw-nummer controleren van je buitenlandse relatie. In die database staan de btw-nummers van alle in Europa gevestigde ondernemingen. Zo weet je dus exact of de verstrekte gegevens correct zijn.